Behandling af personoplysninger - Erhvervslejer

Hvilke personoplysninger behandles?

Castellum indsamler og behandler følgende oplysninger: Navn, telefonnummer, adresse, e-mailadresse, titel, funktion, madpræferencer, person med tegningsret, CPR-nummer tilhørende person med tegningsret, eventuelt yderligere information, som du måtte give, når du kommunikerer med os, samt indkomstoplysninger, kreditter, kreditoplysning og gældsætning for lejere, som består af enkeltmandsvirksomheder, samt eventuelt adgangslog, adgangskort/tag og materiale i forbindelse med kameraovervågning (dine ”personoplysninger”). I visse situationer vil vi også behandle personoplysninger, som har tilknytning til f.eks. forhold eller oplysninger, som er relevante for vores forretningsmæssige relation.

Hvorfor behandler vi dine personoplysninger?

Castellum behandler dine personoplysninger for at kunne administrere vores lejeforhold med din arbejdsgiver (f.eks. for sikre overholdelse af forpligtelser i henhold til vores lejeaftale og for at sende lejeopkrævninger), for at kunne kommunikere med dig (f.eks. om vedligeholdelse af ejendommen, du arbejder i, og lign.), for at kunne vurdere betalingsevnen hos enkeltmandsvirksomheder, for at sikre, at kun autoriserede personer har adgang til ejendommen ved hjælp af f.eks. adgangssystem og kameraovervågning, samt for at kunne udføre selskabsregnskaber. Bemærk, at kameraovervågning kun forekommer i bestemte ejendomme, og at det i så fald er tydeligt markeret, at kameraovervågning finder sted. Vi kan også behandle dine personoplysninger for at sende dig nyheder om vores virksomhed eller invitationer til arrangementer (herunder for at administrere sådanne arrangementer i forhold til deltagere, indtagelse af mad og drikkevarer samt madpræferencer) samt for at sende markedsførings materiale om vores egne, eller andre virksomheder indenfor Castellum-koncernens produkter og tjenester, som vi vurderer kan være af interesse. Desuden kan vi videregive dine personoplysninger til de af vores leverandører og partnere, som vi vurderer kan være af interesse, så de kan sende markedsføring om deres produkter eller tjenester.

Vi kan også behandle dine personoplysninger i forbindelse med marketingsmeddelelser, f.eks. offentliggørelse af indlæg, billeder film osv. på sociale medier (bl.a. Facebook, LinkedIn og Instagram) samt offentliggørelse af indlæg, billeder og film til internt brug (f.eks. på vores intranet). Hvis vi får brug for at behandle dine personoplysninger med et sådant formål, vil du modtage separat information om den behandling af dine personoplysninger, dette måtte kræve, og om at give os særligt samtykke til, at vi behandler dine personoplysninger til opfyldelse af dette formål.

Hvorfra indhenter vi personoplysninger?

Personoplysningerne indsamles direkte fra dig. Det er også muligt, at der indsamles oplysninger fra din arbejdsgiver. Ved kreditoplysning indsamles information fra kreditoplysningsbureauer. Desuden oprettes der oplysninger, som kan knyttes til dig, internt i Castellum. Castellum vil eventuelt også opdatere personoplysningerne for at sikre, at Castellum ikke behandler forældede personoplysninger om dig. Opdateringer af dine personoplysninger kan eksempelvis ske ved hjælp af tjenesteydelser fra Bisnode Sverige AB.

Hvem har adgang til dine personoplysninger?

Vi har truffet hensigtsmæssige, tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod bl.a. tab og uautoriseret adgang. Kun personer hos Castellum har adgang til dine personoplysninger, og disse personoplysninger vil blive behandlet i overensstemmelse med ovenstående formål.

Det er dog muligt, at vi videregiver dine personoplysninger til andre selskaber i Castellum-koncernen for at formidle oplysninger om relevante kontakter f.eks. i markedsføringsøjemed og overføre viden om, hvilke oplysninger vi har fået i vores kommunikation med dig, følge op på strategispørgsmål, omkostningsstatistik osv. Vi har ligeledes mulighed for at videregive dine personoplysninger til vores leverandører og andre samarbejdspartnere, som udfører tjenester på vegne af os. De personoplysninger, du giver os, vil primært blive videregivet til vores IT-leverandører, så de kan drive og vedligeholde vores IT-systemer, samt til vores revisorer og vores bank.

Hvor længe opbevares dine personoplysninger?

Dine personoplysninger opbevares og behandles af os, indtil de ikke længere er nødvendige for at kunne opfylde formålet med behandlingen, med mindre lovgivningen indeholder særlige krav om, at oplysningerne skal opbevares i længere tid. Dine personoplysninger vil blive opbevaret og behandlet efter følgende regler:

• Personoplysninger, som behandles med henblik på bogføring (f.eks. vurdering af betalingsevne hos enkeltmandsvirksomheder samt som bilag til selskabsregnskaber) samt som skattebilag: 8 år efter, at lejeaftalen er ophørt.
• Personoplysninger, som behandles med henblik på at kommunikere med dig og for at administrere lejeforholdet: 6 måneder efter, at lejeaftalen er ophørt, og godkendt besigtigelse er gennemført.
• Personoplysninger, som behandles med henblik på at sikre, at kun autoriserede personer har adgang til ejendommen gennem bl.a. adgangssystem: 1 måned efter, at lejeaftalen er ophørt (navn og adgangskort/tag), eller 1 uge efter indsamlingsdato (adgangslog).
• Eventuelt materiale fra kameraovervågning: Så længe oplysningerne er nødvendige i forhold til formålet med overvågningen.
• Personoplysninger, som behandles med henblik på at administrere arrangementer: 3 måneder efter, at arrangementet er afsluttet.
• Personoplysninger, som behandles med henblik på at sende dig nyheder om vores virksomhed eller invitationer til arrangementer eller markedsføring: Så længe du fortsat er kontaktperson hos vores lejer.

Hvilken ret har Castellum til at behandle dine personoplysninger?

Behandlingen af dine personoplysninger med henblik på at administrere vores lejeforhold med din arbejdsgiver og administrere adgangskort/tag er baseret på, at en sådan behandling er nødvendig, for at vi kan opfylde aftalen med vores lejer og kan stille lejegenstanden til rådighed for lejeren.

Den behandling af dine personoplysninger, som kræves for at kunne udføre selskabsregnskaber, er baseret på, at vi i henhold til loven har pligt til at behandle dine personoplysninger til opfyldelse af dette formål.

Behandlingen af dine personoplysninger med henblik på at kommunikere med dig, vurdere betalingsevnen hos enkeltmandsvirksomheder, sende dig nyheder, markedsføring eller invitationer til arrangementer, at levere til udvalgte leverandører og samarbejdspartnere, så de kan sende marketing, samt behandlingen af adgangslog og eventuelt anden overvågning af ejendommen er baseret på en interesseafvejning. Det er Castellums opfattelse, at vi har ret til at behandle dine personoplysninger, idet en sådan behandling er nødvendig for opfyldelsen af de formål, som vedrører Castellums legitime interesser.

Sådan tænkte vi

Castellums legitime interesse i vores kommunikation med dig består i at kunne kontakte dig i forskellige spørgsmål inden for rammerne af det forhold, som eksisterer mellem dig og Castellum, bl.a. med det formål at give meddelelse om vedligeholdelse af ejendommen eller lignende information. Castellum har afvejet sin legitime interesse i forhold til den mulige integritetskrænkelse, som Castellums behandling af dine personoplysninger vil kunne medføre. Det er Castellums vurdering, at risikoen for integritetskrænkelse er begrænset, eftersom de personoplysninger, som behandles, ikke kan betragtes som værende særligt integritetsfølsomme personoplysninger. De personoplysninger, som behandles, er samtidig begrænsede til, hvad der kræves for at kunne opfylde formålet med behandlingen af personoplysninger, ligesom det er i din interesse at modtage relevant information. Det er således Castellums vurdering, at Castellums interesse i at behandle dine personoplysninger vejere tungere, og at Castellum dermed har ret til at behandle personoplysningerne i henhold til denne interesseafvejning.

Castellums legitime interesse i vurderingen af betalingsevnen hos enkeltmandsvirksomheder består i at vurdere vores interesser, inden vi iværksætter en forretningsrelation. Castellum har afvejet sin legitime interesse i forhold til den mulige integritetskrænkelse, som Castellums behandling af dine personoplysninger vil kunne medføre. Det er Castellums vurdering, at der eksisterer en risiko for integritetskrænkelse, men at brugen af oplysningerne er meget begrænset, og at Castellum har en stærk interesse i at behandle disse oplysninger på en måde, som beskytter Castellums virksomhed. De personoplysninger, som behandles, er samtidig begrænsede til, hvad der kræves for at opfylde formålet med behandlingen af personoplysninger. Det er således Castellums vurdering, at Castellums interesse i at behandle dine personoplysninger vejere tungere, og at Castellum dermed har ret til at behandle personoplysningerne i henhold til denne interesseafvejning.

Castellums legitime interesse i forbindelse med behandlingen af adgangslog og eventuel anden overvågning af ejendommen består i at forhindre, at uautoriserede personer får adgang til ejendommen, samt at forhindre, at der opstår skade eller lign. Castellum har afvejet sin legitime interesse i forhold til den mulige integritetskrænkelse, som Castellums behandling af dine personoplysninger vil kunne medføre. Det er Castellums vurdering, at der eksisterer en risiko for integritetskrænkelse, men at brugen af oplysningerne er så begrænset, og at det kun er så få personer i Castellum, som har adgang til disse oplysninger, at risikoen må anses for at være begrænset. Det er således Castellums vurdering, at Castellums interesse i at behandle dine personoplysninger vejere tungere, og at Castellum dermed har ret til at behandle personoplysningerne i henhold til denne interesseafvejning.

Castellums legitime interesse, når vi behandler kontaktoplysninger for at kunne sende dig nyheder, markedsføring eller invitationer til arrangementer, samt at sende kontaktoplysninger til udvalgte leverandører og samarbejdspartnere, så de kan sende markedsføring, består i at holde dig opdateret om, hvad der foregår i vores virksomhed, vedligeholde den forretningsrelation, som er skabt, og fastholde en fortsat god relation til dig som kontaktperson hos vores lejer. Castellum har afvejet sin legitime interesse i forhold til den mulige integritetskrænkelse, som Castellums behandling vil kunne medføre. Det er Castellums vurdering, at risikoen for integritetskrænkelse er begrænset, eftersom du i din faglige rolle bør forvente, at visse oplysninger vil blive behandlet til opfyldelse af ovenstående formål. De personoplysninger, som behandles, kan ikke betragtes som værende særligt integritetsfølsomme personoplysninger. De personoplysninger, som behandles, er samtidig begrænsede til, hvad der kræves for at opfylde formålet med behandlingen af personoplysninger. Det er således Castellums vurdering, at Castellums interesse i at behandle dine personoplysninger vejere tungere, og at Castellum dermed har ret til at behandle personoplysningerne i henhold til denne interesseafvejning.

Dine personoplysninger behandles desuden, når vi lagrer bogføringsbilag (f.eks. alle betalinger) samt skattebilag. Denne behandling er baseret på, at vi skal opfylde vores forpligtelser i henhold til lovgivningen.

Hvad sker det, hvis du ikke giver dine personoplysninger?

Det er nødvendigt, at du giver de ovenfor anførte personoplysninger, for at Castellum kan kontakte dig og træffe foranstaltninger som anført ovenfor. Hvis de ovenfor anførte oplysninger, som indsamles fra dig, ikke gives, er Castellum ikke i stand til at træffe de omtalte foranstaltninger.

Dine rettigheder

Du har ret til at anmode om indsigt i de personoplysninger, Castellum behandler om dig. Du har ret til at få berigtiget urigtige personoplysninger om dig, og du kan anmode om at få slettet personoplysninger. Du har desuden ret til at gøre indsigelse mod en bestemt behandling af dine personoplysninger samt anmode om, at behandlingen af personoplysninger begrænses.

Hvis du anmoder om, at Castellum skal begrænse eller slette dine personoplysninger, kan det betyde, at Castellum ikke har mulighed for at træffe de foranstaltninger, som er angivet ovenfor. Du har også ret til at modtage dine personoplysninger i et maskinlæsbart format med henblik på at transmittere oplysningerne til en anden dataansvarlig (såkaldt dataportabilitet).

Hvis du ikke er tilfreds med den måde, hvorpå Castellum behandler dine personoplysninger, kan du indgive en anmeldelse til tilsynsmyndigheden for Castellums behandling af personoplysninger.

Hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte Castellums databeskyttelsesteam på gdpr@castellum.se.

Dataansvarlig og kontaktoplysninger til Castellum

Den dataansvarlige for behandlingen af dine personoplysninger er det selskab, som fremgår af nedenstående liste, og som er hjemmehørende i den region, hvor den ejendom, hvori din virksomhed lejer lokaler, er beliggende.

• Castellum Mitt AB; org.nr. 556121-9089, med adressen Box 1824, 701 18 Örebro, Sverige
• Castellum Stockholm AB; org.nr. 556002-8952, med adressen Box 1084, 101 39 Stockholm, Sverige
• Castellum Väst AB; org.nr. 556122-3768, med adressen Box 8725, 402 75 Göteborg, Sverige
• Castellum Öresund AB; org.nr. 556476-7688, med adressen Box 3158, 200 22 Malmö, Sverige
• Castellum Mälardalen AB, org.nr. 559292-6678, med adress Box 1187, 721 29 Västerås