Behandling af personoplysninger - Erhvervslejer

Hvilke personoplysninger behandles?

Castellum indsamler og behandler følgende oplysninger: navn, telefonnummer, adresse, e-mailadresse, titel, rolle, madpræferencer, tegningsberettiget, tegningsberettigedes personnummer, IP-adresser, pladsdata, brugerdata, interaktioner i applikationer for lejere og eventuel yderligere informationer, som kan blive angivet af dig i forbindelse med kommunikation med os, indkomstoplysninger, kreditter, kreditoplysning og gæld i relation til lejere, som er enkeltstående firmaer, samt eventuel adgangslog, adgangskort/tag og materialer fra kameraovervågning (dine ”persondata”). I visse situationer kan vi også behandle persondata vedrørende eksempelvis omstændigheder eller opgaver, som er relevante for vores forretningsrelation.

Hvorfor behandler vi dine personoplysninger?

Castellum behandler dine persondata med det formål at administrere vores lejeforhold med din arbejdsgiver (fx for at sikre opfyldelse af forpligtelser i henhold til vores lejeaftale og at sende lejefakturaer) eller for at indgå en eventuel lejeaftale med din arbejdsgiver, kommunikere med dig (fx omkring vedligeholdelse af ejendommen, du arbejder i, og lignende), for at vurdere betalingsevnen hos enkeltstående firmaer, for at sikre, at kun autoriserede personer får adgang til ejendomme, fx ved hjælp af adgangssystemer og kameraovervågning, samt for at udarbejde virksomhedsregnskab. Bemærk, at kameraovervågning kun forekommer i bestemte ejendomme, og at det i så fald er tydeligt markeret, at kameraovervågning finder sted. Vi kan også behandle dine personoplysninger for at sende dig nyheder om vores virksomhed eller invitationer til arrangementer (herunder for at administrere sådanne arrangementer i forhold til deltagere, indtagelse af mad og drikkevarer samt madpræferencer) samt for at sende markedsførings materiale om vores egne, eller andre virksomheder indenfor Castellum-koncernens produkter og tjenester, som vi vurderer kan være af interesse. Desuden kan vi videregive dine personoplysninger til de af vores leverandører og partnere, som vi vurderer kan være af interesse, så de kan sende markedsføring om deres produkter eller tjenester.

Vi kan også behandle dine personoplysninger i forbindelse med markedskommunikation så som publicering af indlæg, billeder film etc. på de sociale medier (fx Facebook, LinkedIn og Instagram) samt til publicering af indlæg, billeder og film til intern brug (fx på vores intranet). Hvis vi skulle ønske at behandle dine persondata til et sådant formål, vil du få særskilt information om denne persondatabehandling, som det medfører, samt afgive særskilt samtykke til, at vi behandlinger dine persondata til dette formål. Derudover kan vi også behandle dine persondata i applikationer koblet til lejeforholdet for at muliggøre booking af ressourcer som mødelokaler og parkering, håndtering af rettigheder til at låse delegerede døre og skabe op og håndtere brugerkontoen i applikationen, for at kunne sende relevant information og notifikationer i applikationen, for at kunne forbedre applikationens funktioner og brugeroplevelse samt for at kunne administrere anden nærliggende funktionalitet på arbejdspladsen gennem applikationen.

Hvorfra indhenter vi personoplysninger?

Personoplysningerne indsamles direkte fra dig. Det er også muligt, at der indsamles oplysninger fra din arbejdsgiver. Ved kreditoplysning indsamles information fra kreditoplysningsbureauer. Desuden oprettes der oplysninger, som kan knyttes til dig, internt i Castellum. Castellum vil eventuelt også opdatere personoplysningerne for at sikre, at Castellum ikke behandler forældede personoplysninger om dig. Opdateringer af dine personoplysninger kan eksempelvis ske ved hjælp af tjenesteydelser fra Bisnode Sverige AB.

Hvem har adgang til dine personoplysninger?

Vi har truffet hensigtsmæssige, tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod bl.a. tab og uautoriseret adgang. Kun personer hos Castellum har adgang til dine personoplysninger, og disse personoplysninger vil blive behandlet i overensstemmelse med ovenstående formål.

Vi kan dog dele dine personoplysninger med andre selskaber i Castellum-koncernen med det formål at dele relevante kontakter (fx til markedsføringsformål) og at overføre viden om, hvad der er fremkommet i kommunikation med dig, følge op på strategispørgsmål, statistik omkring omkostninger etc. Derudover kan vi også dele dine persondata for at kunne gennemføre spørgeundersøgelser, events og markedsføring eller for at kunne administrere lejeaftalen og anden dokumentation. Vi kan også dele dine personoplysninger med vores leverandører, som udfører tjenester på vores vegne. Det kan også være nødvendigt at dele dine personoplysninger med vores bank, vores revisorer, myndigheder, forsikringsselskaber, sikkerhedsfirmaer, parkeringsfirmaer, samarbejdsudvalg og inkassofirmaer.

Hvor længe opbevares dine personoplysninger?

Dine personoplysninger opbevares og behandles af os, indtil de ikke længere er nødvendige for at kunne opfylde formålet med behandlingen, med mindre lovgivningen indeholder særlige krav om, at oplysningerne skal opbevares i længere tid. Dine personoplysninger vil blive opbevaret og behandlet efter følgende regler:

• Personoplysninger, som behandles med henblik på bogføring (f.eks. vurdering af betalingsevne hos enkeltmandsvirksomheder samt som bilag til selskabsregnskaber) samt som skattebilag: 8 år efter, at lejeaftalen er ophørt.
• Personoplysninger, som behandles med henblik på at kommunikere med dig og for at administrere lejeforholdet: 6 måneder efter, at lejeaftalen er ophørt, og godkendt besigtigelse er gennemført.
• Persondata, som behandles i relation til et eventuelt lejeforhold – så længe du fortsat er kontaktperson for vores potentielle lejer.
• Personoplysninger, som behandles med henblik på at sikre, at kun autoriserede personer har adgang til ejendommen gennem bl.a. adgangssystem: 1 måned efter, at lejeaftalen er ophørt (navn og adgangskort/tag), eller 1 uge efter indsamlingsdato (adgangslog).
• Eventuelt materiale fra kameraovervågning: Så længe oplysningerne er nødvendige i forhold til formålet med overvågningen.
• Persondata, som behandles for at administrere events – slettes normalt inden for 30 dage efter afsluttet event.
• Personoplysninger, som behandles med henblik på at sende dig nyheder om vores virksomhed eller invitationer til arrangementer eller markedsføring: Så længe du fortsat er kontaktperson hos vores lejer.
• Persondata, som behandles i applikationer inden for rammerne af lejeforholdet med din arbejdsgiver – så længe din arbejdsgiver vælger, at I skal anvende applikationen, og senest indtil lejeaftalen er ophørt.

Hvilken ret har Castellum til at behandle dine personoplysninger?

Behandlingen af dine personoplysninger med henblik på at administrere vores lejeforhold med din arbejdsgiver er baseret på, at en sådan behandling er nødvendig, for at vi kan opfylde aftalen med vores lejer og kan stille lejegenstanden til rådighed for lejeren.

Den behandling af dine personoplysninger, som kræves for at kunne udføre selskabsregnskaber, er baseret på, at vi i henhold til loven har pligt til at behandle dine personoplysninger til opfyldelse af dette formål.

Behandlingen af dine persondata med det formål at kommunikere med dig, for eventuelt at indgå i et lejeforhold med din arbejdsgiver, vurdere betalingsevnen hos enkeltstående firmaer, sende nyheder, markedsføring eller invitationer til events til dig, overdrage dem til udvalgte leverandører samarbejdspartnere, så de kan sende markedsføring, til applikationer koblet til lejeforholdet, administrere adgangskort/tags, og behandling af adgangslog samt eventuel øvrig overvågning af ejendommen er funderet i en afvejning af interesser. Castellum anser sig for at være berettiget til at behandle dine personoplysninger, fordi behandlingen er nødvendig til formål relateret til Castellums legitime interesse.

I det tilfælde at vi anmoder om madpræferencer, som kan udgøre persondata om din sundhed, der udgør en særskilt kategori af persondata, baserer vi behandlingen på samtykke. Du har altid ret til at tilbagekalde dit samtykke ved at kontakte os.

Sådan tænkte vi

Castellums legitime interesse med hensyn til kommunikation med dig er at kunne kontakte dig ved diverse spørgsmål inden for rammerne af det forhold, der foreligger mellem dig og Castellum, fx for at kommunikere vedligeholdelse af ejendommen eller lignende information eller for eventuelt at indgå en lejeaftale med din arbejdsgiver. Castellum har opvejet sin legitime interesse mod den eventuelle krænkelse af persondata, som Castellums behandling af dine personoplysninger ville kunne indebære. Det er Castellums vurdering, at risikoen for integritetskrænkelse er begrænset, eftersom de personoplysninger, som behandles, ikke kan betragtes som værende særligt integritetsfølsomme personoplysninger. De personoplysninger, som behandles, er samtidig begrænsede til, hvad der kræves for at kunne opfylde formålet med behandlingen af personoplysninger, ligesom det er i din interesse at modtage relevant information. Det er således Castellums vurdering, at Castellums interesse i at behandle dine personoplysninger vejere tungere, og at Castellum dermed har ret til at behandle personoplysningerne i henhold til denne interesseafvejning.

Castellums legitime interesse i vurderingen af betalingsevnen hos enkeltmandsvirksomheder består i at vurdere vores interesser, inden vi iværksætter en forretningsrelation. Castellum har afvejet sin legitime interesse i forhold til den mulige integritetskrænkelse, som Castellums behandling af dine personoplysninger vil kunne medføre. Det er Castellums vurdering, at der eksisterer en risiko for integritetskrænkelse, men at brugen af oplysningerne er meget begrænset, og at Castellum har en stærk interesse i at behandle disse oplysninger på en måde, som beskytter Castellums virksomhed. De personoplysninger, som behandles, er samtidig begrænsede til, hvad der kræves for at opfylde formålet med behandlingen af personoplysninger. Det er således Castellums vurdering, at Castellums interesse i at behandle dine personoplysninger vejere tungere, og at Castellum dermed har ret til at behandle personoplysningerne i henhold til denne interesseafvejning.

Castellums legitime interesse med hensyn til administration af adgangskort/tags og behandling af adgangslog samt eventuel øvrig overvågning af ejendommen sker for at forhindre, at uvedkommende personer får adgang til ejendommen samt for at forhindre skadevoldelse og lignende. Castellum har afvejet sin legitime interesse i forhold til den mulige integritetskrænkelse, som Castellums behandling af dine personoplysninger vil kunne medføre. Det er Castellums vurdering, at der eksisterer en risiko for integritetskrænkelse, men at brugen af oplysningerne er så begrænset, og at det kun er så få personer i Castellum, som har adgang til disse oplysninger, at risikoen må anses for at være begrænset. Det er således Castellums vurdering, at Castellums interesse i at behandle dine personoplysninger vejere tungere, og at Castellum dermed har ret til at behandle personoplysningerne i henhold til denne interesseafvejning.

Castellums legitime interesse, når vi behandler kontaktoplysninger for at kunne sende dig nyheder, markedsføring eller invitationer til arrangementer, samt at sende kontaktoplysninger til udvalgte leverandører og samarbejdspartnere, så de kan sende markedsføring, består i at holde dig opdateret om, hvad der foregår i vores virksomhed, vedligeholde den forretningsrelation, som er skabt, og fastholde en fortsat god relation til dig som kontaktperson hos vores lejer. Castellum har afvejet sin legitime interesse i forhold til den mulige integritetskrænkelse, som Castellums behandling vil kunne medføre. Det er Castellums vurdering, at risikoen for integritetskrænkelse er begrænset, eftersom du i din faglige rolle bør forvente, at visse oplysninger vil blive behandlet til opfyldelse af ovenstående formål. De personoplysninger, som behandles, kan ikke betragtes som værende særligt integritetsfølsomme personoplysninger. De personoplysninger, som behandles, er samtidig begrænsede til, hvad der kræves for at opfylde formålet med behandlingen af personoplysninger. Det er således Castellums vurdering, at Castellums interesse i at behandle dine personoplysninger vejere tungere, og at Castellum dermed har ret til at behandle personoplysningerne i henhold til denne interesseafvejning.

Castellums legitime interesse med hensyn til behandlingen af persondata i applikationer inden for rammerne af lejeforholdet er at gøre det lettere for lejeren og dennes ansatte at administrere arbejdspladsen. Castellum har opvejet sin legitime interesse mod den eventuelle krænkelse af persondata, som Castellums behandling af dine personoplysninger ville kunne indebære. De persondata, som behandles, kan ikke anses som værende særskilt fortrolighedsfølsomme persondata. De persondata, som behandles, er også begrænsede til, hvad der er brug for til at fuldføre formålet med persondatabehandlingen. Castellum foretager derfor vurderingen, at Castellums interesse i at behandle dine persondata vejer tungere, og har ret til at behandle persondata efter denne interesseafvejning

Dine personoplysninger behandles desuden, når vi lagrer bogføringsbilag (f.eks. alle betalinger) samt skattebilag. Denne behandling er baseret på, at vi skal opfylde vores forpligtelser i henhold til lovgivningen.

Hvad sker det, hvis du ikke giver dine personoplysninger?

Det er nødvendigt, at du giver de ovenfor anførte personoplysninger, for at Castellum kan kontakte dig og træffe foranstaltninger som anført ovenfor. Hvis de ovenfor anførte oplysninger, som indsamles fra dig, ikke gives, er Castellum ikke i stand til at træffe de omtalte foranstaltninger.

Sker der overførsler til nogen tredjelande?

Castellum stræber efter ikke at overføre oplysninger til et land eller selskab, som befinder sig uden for EU/EØS. Vi anvender dog tredjepartscookies på vores website. Anvendelsen af tredjepartscookies indbærer, at dine persondata kan overføres til tredjepart, som befinder sig i et tredje land (fx USA). Du har mulighed for selv at begrænse anvendelsen af cookies, og du finder mere information om dette i vores cookiepolitik.

Vores og din anvendelse af sociale medier indebærer også, at dine persondata generelt overføres til en tredje part, som befinder sig i et tredje land (USA). Du kan vælge ikke at give samtykke til at blive vist på vores sociale medier, ikke at følge os eller ikke at interagere med os på sociale medier for at begrænse eller helt undgå, at dine personoplysninger overføres til USA.

Hvis personoplysninger overføres til et tredje land (fx USA), iværksætter vi dog altid passende beskyttelsestiltag for at beskytte dine persondata. Sådanne passende beskyttelsestiltag kan blandt andet være:

• at vi sikrer, at Europa-Kommissionen har besluttet, at landet, som persondataene overføres til, opnår et ”tilstrækkeligt” beskyttelsesniveau, der modsvarer det beskyttelsesniveau, som databeskyttelsesforordningen sikrer, hvilket gælder for sociale medier som Facebook, Instagram og LinkedIn, der alle er certificerede iht. EU-US Data Privacy Framework (DPF).
• at vi indgår Europa-Kommissionens standardklausuler med modtageren af persondataene i et tredje land. Når persondata overføres til et tredje land med støtte af Europa-Kommissionens standardaftaleklausuler, vurderer vi, om der findes lovgivning i modtagerlandet, som påvirker beskyttelsen af dine persondata. Hvis det kræves, iværksætter vi særskilte tekniske og organisatoriske tiltag, så beskyttelsen af dine data bevares ved overførslen. Med udgangspunkt i amerikansk sikkerhedslovgivning er der dog en vis risiko for, at amerikanske myndigheder, med det formål at bekæmpe kriminalitet eller forsvare national sikkerhed, kan kræve adgang til persondata, som overføres til USA på trods af vores teknologiske og organisatoriske sikkerhedstiltag.

Du kan kontakte os og anmode om at få en kopi af sikkerhedstiltagene. Se kontaktoplysninger nedenfor.

Dine rettigheder

Castellum er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger. Hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte Castellums databeskyttelsesteam på gdpr@castellum.se.

Ret til information (registerudtræk)

Du har ret til at anmode om en bekræftelse fra os, hvis vi behandler persondata, som berører dig, samt i sådanne tilfælde anmode om adgang til de persondata, som vi behandler om dig, et såkaldt registerudtræk. Du har desuden ret til at få følgende informationer:

1. formålet med behandlingen,
2. hvilke typer persondata der behandles,
3. hvilke persondata er delt, inklusive overførsler til tredjeland, og hvilke beskyttelsestiltag der er iværksat,
4. lagringsperiode,
5. dine rettigheder,
6. hvorfra persondataene kommer, og
7. om der træffes automatiserede beslutninger.

Hvis du anmoder om adgang til de persondata, vi behandler om dig, vil du modtage en kopi af persondataene. Eventuelle kopier kan medføre et gebyr baseret på administrative omkostninger. Hvis du anmoder om persondataene elektronisk, vi vil normalt levere kopien af ​​personoplysningerne i elektronisk format, medmindre andet anmodes om.

Ret til berigtigelse

Du har ret til at anmode om, at vi uden forsinkelse korrigerer fejlagtige personoplysninger, som vi behandler om dig. Afhængigt af formålet med behandlingen har du også ret til at supplere ufuldstændige persondata.

Ret til sletning

Du har ret til at anmode om, at vi uden forsinkelse sletter fejlagtige personoplysninger, hvis:

1. oplysningerne ikke længere er nødvendige at behandle ud fra de formål, som oplysningerne er indsamlet til,
2. du har tilbagekaldt dit samtykke, og behandlingen er baseret på samtykke,
3. du gør indsigelse mod en behandling, som er baseret på en interesseafvejning, og dit ønske om ikke at få oplysningerne behandlet vejer tungere end vores interesse i at behandle persondataene,
4. du har gjort indsigelse mod direkte markedsføring,
5. behandlingen er ulovlig, og
6. sletning kræves for at opfylde en retslig forpligtelse.

Vi har ret til at afslå din anmodning om sletning for at overholde en juridisk forpligtelse eller for at etablere, gøre gældende eller forsvare retskrav.

Hvis oplysningerne slettes på din anmodning, har vi pligt til at informere dem, som vi måtte have videregivet dataene til, om at du har anmodet om, at personoplysningerne slettes. 

Ret til begrænsning af behandling

Du har ret til at anmode om, at vores behandling af dine personoplysninger begrænses under visse omstændigheder.

Muligheden for begrænsning gælder, hvis:

1. du bestrider rigtigheden af​personoplysningerne (mens vi kontrollerer rigtigheden af​personoplysningerne),
2. behandlingen er ulovlig, og du gør indsigelse mod sletning af dataene og i stedet anmoder om en begrænsning af brugen af disse,
3. vi har ikke længere brug for dataene, eller du har brug for dem til at etablere, hævde eller forsvare juridiske krav, eller
4. du har gjort indsigelse mod behandling baseret på en interesseafvejning (mens vi kontroller, om vores interesse i at behandle personoplysningerne opvejer dit ønske om at få oplysningerne slettet).

Hvis vi har begrænset behandlingen af​dine data, giver vi dig besked, inden begrænsningen af​behandlingen ophører. 

Ret til indsigelse

Du har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod behandling af personoplysninger baseret på en interesseafvejning. Hvis vi ikke længere har en interesse, der opvejer dine interesser, må vi ikke længere behandle dine personoplysninger efter en indsigelse.

Hvis du gør indsigelse mod direkte markedsføring, må vi ikke længere behandle personoplysningerne til sådanne formål.

Ret til dataportabilitet

Hvis vores behandling af dine personoplysninger er automatiseret og baseret på samtykke eller aftale, har du ret til at modtage dataene i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format. Du har også ret til at overføre disse data til en anden dataansvarlig.

Hvis det er muligt, har du ret til at anmode om, at vi overfører personoplysningerne direkte til en anden dataansvarlig.

Dataansvar og kontaktoplysninger

Hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte Castellums databeskyttelsesteam på gdpr@castellum.se.

Hvis du ønsker at klage, vil vi selvfølgelig være glade for, at blive orienteret og gøre hvad vi kan for at gøre dig tilfreds, men du er altid berettiget til at klage direkte til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Tlf. 3319 3200 eller e-mail dt@datatilsynet.dk, se evt. mere på www.datatilsynet.dk.

Det er det, Castellum-selskab i listen nedenfor, som er koblet til den geografiske region, hvor ejendommen, hvor din virksomhed lejer et lokale, er beliggende, som er dataansvarlig for behandlingen af dine persondata. Hvis som din virksomhed har et aftaleforhold med et Kungsleden-selskab, er det Kungsleden AB, som er dataansvarlig.

Castellum Mitt AB, co. reg. no. 556121-9089
Address: Box 1824, 701 18 Örebro, Sweden
Tel.: +46 8 503 052 00
Email: gdpr@castellum.se

Castellum Stockholm AB, co. reg. no. 556002-8952
Address: Box 70414, 107 25 Stockholm, Sweden
Tel.: +46 8 503 052 00
Email: gdpr@castellum.se

Castellum Väst AB, co. reg. no. 556122-3768
Address: Box 8725, 402 75 Gothenburg, Sweden
Tel.: +46 8 503 052 00
Email: gdpr@castellum.se

Castellum Öresund AB, co. reg. no. 556476-7688
Address: Box 3158, 200 22 Malmö, Sweden
Tel.: +46 8 503 052 00
Email: gdpr@castellum.se

Castellum Mälardalen AB, co. reg. no. 559292-6678
Address: Box 1187, 721 29 Västerås, Sweden
Tel.: +46 8 503 052 00
Email: gdpr@castellum.se

Kungsleden AB, co. reg. no. 556545-1217
Address: Box 70414, 107 25 Stockholm, Sweden
Tel.: +46 8 503 052 00
Email: gdpr@castellum.se