Behandling af personoplysninger - Privatperson

Hvilke persondata vil blive behandlet?

Castellum indsamler og behandler følgende persondata: navn, adresse, telefonnummer, bankkontonummer, e-mailadresse, personnummer, køretøj – registreringsnummer, indkomstoplysninger, løn, ansættelsesbevis, referencer, lejlighedsnummer, adgangslog, adgangskort/tag, kreditoplysninger, eventuelt materiale fra kameraovervågning, lejeperiode, reparation og vedligeholdelse, fremleje, fejlmeldinger, betalingshistorik, eventuelle oplysninger om forvalter eller værge, beslutning fra socialnævnet ved specialbolig eller gruppebolig, optagelsesbesked og medlemskab af studenterforening ved studiebolig samt yderligere oplysninger, du måtte oplyse i forbindelse med kommunikation med os (dine ”persondata”).

Hvorfor behandler vi dine persondata?

Castellum behandler dine persondata med det formål at håndtere ansøgningen om bolig og for at administrere hhv. leje- eller brugsretsrelationen (fx for at sende lejefakturaer og modtage betalinger), kommunikere med dig (fx omkring vedligeholdelse af ejendommen, du bor i, eller garagen/parkeringspladsen, du benytter, og lignende), for at kunne sende relevante nyheder om vores virksomhed til dig, for at sikre, at kun berettigede personer har adgang til ejendommen/garagen via fx adgangssystemet og kameraovervågning, når det er nødvendigt for at sikre et retskrav (f.eks. hvis der opstår afvigelser i boligen, forsinket eller manglende lejebetaling eller skader i lejligheden), for at kunne sende oplysninger om dig til politiet ved hændelser, som vedrører dit leje- eller brugsretsforhold, til forkyndelsesperson med det formål at kunne forkynde opsigelse eller anden udlejer for at kunne gennemføre et lejlighedsbytte, hvis det er aktuelt, beslutning fra socialnævnet, der understøtter berettigelse til specialbolig eller gruppebolig, optagelsesbesked og medlemskab af studenterforening, der understøtter berettigelse til studiebolig, samt i relation til virksomhedsbogføring. Ved forvalter eller værge anvendes deres persondata til ovennævnte formål. Bemærk venligst, at kameraovervågning kun forekommer i visse ejendomme, og at det i disse tilfælde tydeligt er angivet, at der foretages overvågning via kameraer.

Hvorfra indhenter vi personoplysninger?

Personoplysningerne indsamles direkte fra dig, fra din arbejdsgiver, fra myndigheder og fra kreditoplysningsbureauer. Castellum kan også indhente oplysninger fra andre udlejere i forbindelse med lejlighedsbytte. Desuden oprettes der oplysninger, som kan knyttes til dig, internt i Castellum. Castellum vil eventuelt også opdatere personoplysningerne for at sikre, at Castellum ikke behandler forældede personoplysninger om dig. Opdateringer af dine personoplysninger kan eksempelvis ske gennem Statens personadressregister (SPAR; det statslige svenske personadresseregister).

Hvem har adgang til dine personoplysninger?

Vi har truffet hensigtsmæssige, tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod bl.a. tab og uautoriseret adgang. Kun personer hos Castellum har adgang til dine personoplysninger, og disse personoplysninger vil blive behandlet i overensstemmelse med ovenstående formål.

Vi kan dog dele dine personoplysninger med andre selskaber i Castellum-koncernen med det formål at overføre viden om, hvad der er fremkommet i kommunikation med dig, følge op på strategispørgsmål, statistik omkring omkostninger etc. Vi kan også dele dine persondata med vores leverandører, som udfører tjenester på vores vegne. De personoplysninger, du giver os, vil primært blive videregivet til vores IT-leverandører, så de kan drive og vedligeholde vores IT-systemer, til vores revisorer og vores bank, til adresseleverandører, så det er muligt at opdatere dine personoplysninger, når det er nødvendigt, samt til andre udlejere, politi og stævningsmand. Det kan også være nødvendigt at dele dine persondata med myndigheder, forsikringsselskaber, sikkerhedsfirmaer, parkeringsfirmaer, samarbejdsudvalg og inkassofirmaer.

Hvor længe gemmes dine persondata?

Dine personoplysninger vil blive opbevaret og behandlet efter følgende regler:

• Persondata, som behandles ved ansøgning om bolig, og som indsamles for at godkende dig som lejer, gemmes ikke. Hvis vi ikke kan acceptere dig som lejer, bevarer vi dog dine persondata i tre måneder efter beslutning om afslag.
• Persondata, som behandles for at kommunikere med dig, værge eller forvalter – 1 måned efter leje- eller parkeringspladsaftalens ophør.
• Persondata, som behandles for at administrere hhv. lejer- eller brugsretsrelationen – 8 år efter leje- eller bilpladsaftalens ophør.
• Personoplysninger, som behandles med henblik på at sikre, at kun autoriserede personer har adgang til ejendommen: 1 måned efter, at lejeaftalen er ophørt (adgangskort/tag og navn), eller 1 uge efter, at lejeaftalen er ophørt (adgangslog).
• Eventuelt materiale fra kameraovervågning – så længe oplysningerne er nødvendige med hensyn til formålet med overvågningen.
• Persondata, som behandles for at administrere events – slettes normalt inden for 30 dage efter afsluttet event.
• Persondata, som behandles for at sende nyheder om vores virksomhed, eller indbydelser til events til dig eller markedsføring – så længe du fortsat er vores lejer.

Hvilke rettigheder har Castellum til at behandle dine persondata?

Behandlingen af dine persondata med hensyn til kreditoplysninger, oplysninger fra inkassoselskaber og myndigheder, som er indsamlet for at godkende dig som lejer, skal være funderet i en interesseafvejning. Castellum anser sig for at være berettiget til at behandle dine personoplysninger, fordi behandlingen er nødvendig til formål relateret til Castellums berettigede interesse. 

Behandlingen af dine persondata til administration af hhv. leje- eller brugsretsrelationen samt behandlingen af adgangskort/tag og for at varetage retskrav bygger på, at behandlingen er nødvendig for, at vi kan opfylde aftalen med dig og for at kunne forsyne dig med leje- eller brugsrettens genstand.

Behandlingen af ​​dine personoplysninger til at udføre virksomhedsregnskaber er baseret på, at vi ved lov er forpligtet til at behandle dine personoplysninger til dette formål.

Behandlingen af dine persondata for at kommunikere med dig, for at kunne sende oplysninger om dig til politi, stævningsmand, forsikringsselskaber, sikkerhedsfirmaer, parkeringsfirmaer, samarbejdsudvalg, inkassofirmaer eller anden udlejer, hvis det er aktuelt, for at kunne sende nyheder, markedsføring eller indbydelser til events, behandlingen af adgangslog samt eventuel øvrig overvågning af ejendommen/garagen funderes i en interesseafvejning. Castellum anser sig for at være berettiget til at behandle dine personoplysninger, fordi behandlingen er nødvendig til formål relateret til Castellums legitime interesse.

Behandling af persondata vedrørende værge eller forvalter er fungeret i, at vi ved lov er forpligtet til at behandle personoplysninger til dette formål.

I det tilfælde at vi anmoder om madpræferencer, som kan udgøre persondata om din sundhed, der udgør en særskilt kategori af persondata, baserer vi behandlingen på samtykke. Du har altid ret til at tilbagekalde dit samtykke ved at kontakte os.

Sådan tænkte vi

Castellums legitime interesse i forbindelse med videregivelse af oplysninger om dig til en anden udlejer samt anden kommunikation med dig består i at kunne tilbyde dig service og kunne kontakte dig i forskellige spørgsmål inden for rammerne af det forhold, som eksisterer mellem dig og Castellum, bl.a. med det formål at give meddelelse om vedligeholdelse af ejendommen/garagen/parkeringspladsen eller lignende information, samt at kunne formidle relevante nyheder om vores virksomhed til dig. Castellum har afvejet sin legitime interesse i forhold til den mulige integritetskrænkelse, som Castellums behandling af dine personoplysninger vil kunne medføre. Det er Castellums vurdering, at risikoen for integritetskrænkelse er begrænset, eftersom de personoplysninger, som behandles, ikke kan betragtes som værende særligt integritetsfølsomme personoplysninger. De personoplysninger, som behandles, er samtidig begrænsede til, hvad der kræves for at kunne opfylde formålet med behandlingen af personoplysninger, ligesom det er i din interesse at modtage relevant information samt at kunne udføre et lejlighedsbytte med en anden udlejer.

 

Castellums legitime interesse med hensyn til fremsendelse af information om dig til stævningsmand, politi, forsikringsselskaber, sikkerhedsfirmaer, parkeringsfirmaer, samarbejdsudvalg, inkassofirmaer, behandlingen af adgangslog samt eventuel øvrig overvågning af ejendommen/garagen er at beskytte Castellums forretningsaktiviteter og at forhindre, at uvedkommende personer får adgang til ejendommen/garagen samt forhindre skadevoldelse eller lignende. Castellums berettigede interesse i forhold til dine persondata med hensyn til kreditoplysninger, oplysninger fra inkassoselskaber og myndigheder, som er indsamlet for at godkende dig som lejer, er at beskytte Castellums forretning. Castellum har afvejet sin legitime interesse i forhold til den mulige integritetskrænkelse, som Castellums behandling af dine personoplysninger vil kunne medføre. Det er Castellums vurdering, at der eksisterer en risiko for integritetskrænkelse, men at brugen af oplysningerne er så begrænset, og at det kun er så få personer i Castellum, som har adgang til disse oplysninger, at risikoen må anses for at være begrænset. Desuden er det Castellums vurdering, at Castellums interesse i at kunne udføre denne behandling vejer meget tungt.

Castellums legitime interesse med hensyn til behandlingen af kontaktoplysninger for at sende nyheder, markedsføring eller indbydelser til dig samt sende kontaktoplysninger til udvalgte leverandører for, at de skal kunne sende markedsføring, er at holde dig opdateret om, hvad der sker i vores virksomhed samt for at opretholde en fortsat god relation med dig som lejer. Castellum har opvejet sin legitime interesse mod den eventuelle krænkelse af persondata, som Castellums behandling ville kunne indebære. Castellum foretager vurderingen, at risikoen for krænkelse af privatlivets fred er begrænset, da de personoplysninger, der behandles, ikke kan anses for at være særligt fortrolighedsfølsomme persondata De persondata, som behandles, er også begrænsede til, hvad der er brug for til at fuldføre formålet med persondatabehandlingen. Castellum foretager derfor vurderingen, at Castellums interesse i at behandle dine persondata vejer tungere, og har ret til at behandle persondata efter denne interesseafvejning

Det er således Castellums vurdering, at Castellums interesse i at behandle dine personoplysninger vejere tungere, og at Castellum dermed har ret til at behandle personoplysningerne i henhold til denne interesseafvejning.

Hvad sker det, hvis du ikke giver dine personoplysninger?

Det er nødvendigt, at du giver de ovenfor anførte personoplysninger, for at Castellum kan træffe de foranstaltninger, som er anført ovenfor. Hvis de ovenfor anførte oplysninger, som indsamles fra dig, ikke gives, er Castellum ikke i stand til at træffe de omtalte foranstaltninger.

Sker der overførsler til nogen tredjelande?

Castellum stræber efter ikke at overføre oplysninger til et land eller selskab uden for EU/EØS. Hvis der alligevel skulle opstå et behov for en sådan overførsel, vil Castellum iværksætte passende beskyttelsestiltag for på bedst mulige måde at beskytte din persondata.

Dine rettigheder

Castellum er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger. Hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte Castellums databeskyttelsesteam på gdpr@castellum.se.

Ret til information (registerudtræk)

Du har ret til at anmode om en bekræftelse fra os, hvis vi behandler persondata, som berører dig, samt i sådanne tilfælde anmode om adgang til de persondata, som vi behandler om dig, et såkaldt registerudtræk. Du har desuden ret til at få følgende informationer:

1. formålet med behandlingen,
2. hvilke typer persondata der behandles,
3. hvilke persondata er delt, inklusive overførsler til tredjeland, og hvilke beskyttelsestiltag der er iværksat,
4. lagringsperiode,
5. dine rettigheder,
6. hvorfra persondataene kommer, og
7. om der træffes automatiserede beslutninger.

Hvis du anmoder om adgang til de persondata, vi behandler om dig, vil du modtage en kopi af persondataene. Eventuelle kopier kan medføre et gebyr baseret på administrative omkostninger. Hvis du anmoder om persondataene elektronisk, vi vil normalt levere kopien af ​​personoplysningerne i elektronisk format, medmindre andet anmodes om.

Ret til berigtigelse

Du har ret til at anmode om, at vi uden forsinkelse korrigerer fejlagtige personoplysninger, som vi behandler om dig. Afhængigt af formålet med behandlingen har du også ret til at supplere ufuldstændige persondata.

Ret til sletning

Du har ret til at anmode om, at vi uden forsinkelse sletter fejlagtige personoplysninger, hvis:

1. oplysningerne ikke længere er nødvendige at behandle ud fra de formål, som oplysningerne er indsamlet til,
2. du har tilbagekaldt dit samtykke, og behandlingen er baseret på samtykke,
3. du gør indsigelse mod en behandling, som er baseret på en interesseafvejning, og dit ønske om ikke at få oplysningerne behandlet vejer tungere end vores interesse i at behandle persondataene,
4. du har gjort indsigelse mod direkte markedsføring,
5. behandlingen er ulovlig, og
6. sletning kræves for at opfylde en retslig forpligtelse.

Vi har ret til at afslå din anmodning om sletning for at overholde en juridisk forpligtelse eller for at etablere, gøre gældende eller forsvare retskrav.

Hvis oplysningerne slettes på din anmodning, har vi pligt til at informere dem, som vi måtte have videregivet dataene til, om at du har anmodet om, at personoplysningerne slettes.

Ret til begrænsning af behandling

Du har ret til at anmode om, at vores behandling af dine personoplysninger begrænses under visse omstændigheder.

Muligheden for begrænsning gælder, hvis:

1. du bestrider rigtigheden af​personoplysningerne (mens vi kontrollerer rigtigheden af​personoplysningerne),
2. behandlingen er ulovlig, og du gør indsigelse mod sletning af dataene og i stedet anmoder om en begrænsning af brugen af disse,
3. vi har ikke længere brug for dataene, eller du har brug for dem til at etablere, hævde eller forsvare juridiske krav, eller
4. du har gjort indsigelse mod behandling baseret på en interesseafvejning (mens vi kontroller, om vores interesse i at behandle personoplysningerne opvejer dit ønske om at få oplysningerne slettet).

Hvis vi har begrænset behandlingen af​dine data, giver vi dig besked, inden begrænsningen af​behandlingen ophører.

Ret til indsigelse

Du har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod behandling af personoplysninger baseret på en interesseafvejning. Hvis vi ikke længere har en interesse, der opvejer dine interesser, må vi ikke længere behandle dine personoplysninger efter en indsigelse.

Hvis du gør indsigelse mod direkte markedsføring, må vi ikke længere behandle personoplysningerne til sådanne formål.

Ret til dataportabilitet

Hvis vores behandling af dine personoplysninger er automatiseret og baseret på samtykke eller aftale, har du ret til at modtage dataene i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format. Du har også ret til at overføre disse data til en anden dataansvarlig.

Hvis det er muligt, har du ret til at anmode om, at vi overfører personoplysningerne direkte til en anden dataansvarlig.

Dataansvar og kontaktoplysninger

Hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte Castellums databeskyttelsesteam på gdpr@castellum.se.

Hvis du ønsker at klage, vil vi selvfølgelig være glade for, at blive orienteret og gøre hvad vi kan for at gøre dig tilfreds, men du er altid berettiget til at klage direkte til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Tlf. 3319 3200 eller e-mail dt@datatilsynet.dk, se evt. mere på www.datatilsynet.dk.

Dataansvarlig for behandlingen af dine persondata er det selskab jf. listen nedenfor, som hører til den region, hvor ejendommen/garagen/bilpladsen findes. Hvis du har et aftaleforhold med et Kungsleden-selskab, er det Kungsleden AB, som er dataansvarlig. Begrebet ”Castellum” i dette dokument omfatter også Kungsleden-selskaber.

Castellum Mitt AB, co. reg. no. 556121-9089
Address: Box 1824, 701 18 Örebro, Sweden
Tel.: +46 8 503 052 00
Email: gdpr@castellum.se

Castellum Stockholm AB, co. reg. no. 556002-8952
Address: Box 70414, 107 25 Stockholm, Sweden
Tel.: +46 8 503 052 00
Email: gdpr@castellum.se

Castellum Väst AB, co. reg. no. 556122-3768
Address: Box 8725, 402 75 Gothenburg, Sweden
Tel.: +46 8 503 052 00
Email: gdpr@castellum.se

Castellum Öresund AB, co. reg. no. 556476-7688
Address: Box 3158, 200 22 Malmö, Sweden
Tel.: +46 8 503 052 00
Email: gdpr@castellum.se

Castellum Mälardalen AB, co. reg. no. 559292-6678
Address: Box 1187, 721 29 Västerås, Sweden
Tel.: +46 8 503 052 00
Email: gdpr@castellum.se

Kungsleden AB, co. reg. no. 556545-1217
Address: Box 70414, 107 25 Stockholm, Sweden
Tel.: +46 8 503 052 00
Email: gdpr@castellum.se